Wyjazd będący wypoczynkiem

Trwa nieprzerwanie przez co najmniej 2 dni będące ustawowo wolne od zajęć.
Codzienne zbiórki dla tej samej grupy w dni ustawowo wolne od zajęć są wypoczynkiem.
Dni ustawowo wolne od zajęć są w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i
zimowej przerwy świątecznej.

Wyjazd za granicę

Zgłoszenie powinno zawierać:

• plan wyjazdu,
• określenie jednostki lub jednostek ZHR lub innej grupy członków ZHR, organizującej wyjazd,
• planowany termin wyjazdu,
• planowane miejsce lub planowaną trasę,
• planowaną liczbę uczestników,
• imię, nazwisko i stopień osoby zamierzającej pełnić funkcję komendanta,
• imię, nazwisko i stopień osoby zamierzającej pełnić funkcję kwatermistrza.

W terminie do 30 dni od zakończenia wyjazdu zagranicznego lub biwaku zagranicznego komendant zobowiązany jest przesłać Komisarzowi Zagranicznemu pisemny raport z przebiegu obozu lub biwaku.

Komisarz Zagraniczny [email protected]

Dodatkowo do wyjazdu zagranicznego należy spełnić pozostałe wymagania zgodnie z harmonogramem HAL.

Harmonogram HAL 

1. Do 17.04:

• wstępnie zgłosić organizację obozu przez ankietę https://forms.gle/F4UFNRE8erpmAh597
• upewnić się, że komendant posiada adres w domenie @zhr.pl.

Mail w domenie będzie potrzebny, żeby zapewnić wysoki standard bezpieczeństwa danych osobowych. Można zgłosić wniosek o takowy TUTAJ.

Na tej podstawie przygotujemy:
● jeśli nie ma zastrzeżeń, uchwałę o rekomendacji powołania na funkcję
komendanta i kwatermistrza osób wskazanych w zgłoszeniu obozu
● pełnomocnictwa dla komendantów i kwatermistrzów,
● konta bankowe,
● dyski do umieszczania dokumentów

2. Do 30.04:

• U komendanta/komendantki chorągwi uzyskać zatwierdzenie programowe:
  – zatwierdzenie planów pracy jednostek biorących udział w wyjeździe,
  – zatwierdzenie programu wypoczynku (wzór z załączniku nr 12*),
  – uzyskać aprobatę listy kadry,
  – powołanie rozkazem komendantów i kwatermistrzów.

• U skarbnika uzyskać zatwierdzenie finansowe (obóz jest prowadzony odrębnie
  od śródrocznej działalności finansowo-gospodarczej jednostki ZHR):
  – opracowany preliminarz wyjazdu pod względem merytorycznym i
  finansowym,
  – wypełnione oświadczenia do umów osób, z którymi planuje się zawrzeć
  umowy.
  – czy kwatermistrz brał udział w szkoleniu kwatermistrzowskim;
  – stwierdzenie poprawności książki finansowej zawierającej preliminarz
  – czy zobowiązana do tego kadra obozu oraz uczestniczące w obozie
  jednostki opłaciły należne składki i nie mają zaległości z tego tytułu (np.
  potwierdzenie przelewu)
  – czy uczestnicy oraz kadra zostali w odpowiedni sposób ubezpieczeni
  (obozy specjalistyczne lub korzystające z takich aktywności, które nie są
  pokryte polisą Związku, obozy zagraniczne);

3. Do 31.05 (wyjazdy lipcowe)/ Do 20.06. (wyjazdy sierpniowe) zatwierdzenie obozu w Okręgu, potrzebne dokumenty:

• Zatwierdzenie pod względem organizacyjnym u koordynatora HAZ:
• Aktualizacja danych z ankiety zgłaszającej (zaktualizuj swoje poprzednie odpowiedzi w ankiecie)
• Uzyskać certyfikat od kuratorium (jako zgłaszającego wpisujemy Okręg
  Górnośląski Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej wraz z adresem Okręgu).
• Kontrola zamieszczonych na dysku dokumentów:
  • Karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników wg. Nowego wzoru. Informacja o formie, terminie, adresie, miejscu, lokalizacji lub trasie wyjazdu będącego wypoczynkiem (w tym nazwa kraju w przypadku obozu zagranicznego) powinna zostać umieszczona w karcie uczestnika, zanim karta zostanie przekazana do podpisu rodzicom niepełnoletniego uczestnika lub pełnoletniemu uczestnikowi.
  • Lista uczestników (pod opieką jednego wychowawcy max. 2 osoby z niepełnosprawnością lub przewlekle chorych np. alergia, depresja, astma, niepełnosprawnością lub przewlekle chorych np. alergia, depresja, astma, itd.
  • Regulamin wypoczynku (podpisy uczestników będą złożone w trakcie wyjazdu) (przykładowe regulaminy stanowią załączniki nr 11a, 11b, 11c, 11d*);
  • Oświadczenia rodziców/prawnych opiekunów o zapoznaniu się z regulaminem wyjazdu
  • Polisa ubezpieczeniowa NNW uczestników i kadry obozu oraz OC kadry obozu lub potwierdzenie opłacenia składek członkowskich w ramach ZHR (potwierdzenie przelewu)
  • Zatwierdzony preliminarz
  • Listę wpłat uczestników (wszystkie muszą być wpłacone)
  • Kopie dokumentów potwierdzających posiadanie aktualnych uprawnień specjalistycznych: opieki medycznej (chyba, że obóz do 50 osób bez kadry) tj. z lekarzem, pielęgniarką lub ratownikiem medycznym; przewodników górskich (w parkach narodowych, jeżeli jest to wymagane przez regulamin parku)
  • Kopie pozostałych umów zawartych do organizacji obozu
  • Pisemną zgodę właściciela terenu lub potwierdzenie rezerwacji miejsc noclegowych lub umowę z odpowiednim obiektem (np. ze szkołą)
  • W przypadku obozu wędrownego na terenie Polski potwierdzenie zgłoszeń
  • obozu we wszystkich jednostkach mogących udzielić pomocy (szpitale, PSP, Policja itd.) na terenie powiatów, przez które przebiega trasa obozu
  • Zgłoszenie wypoczynku dzieci i młodzieży oraz potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku dzieci i młodzieży kuratorowi oświaty (tzw. certyfikat) z bazy wypoczynku prowadzonej przez Ministerstwo Edukacji Narodowej, o którym mowa w przepisach prawa dotyczących organizacji wypoczynku
  • Raport przedobozowy
  • Zgoda na organizację kąpieliska z gminy (jeśli planowane)
• Przekazać koszty pośrednie na rachunek Okręgu Górnośląskiego w wysokości 7% wszystkich wpływów najpóźniej tydzień po rozpoczęciu wypoczynku

Dokumenty kadry:

• kopie dokumentów potwierdzających spełnienie przez komendanta oraz pozostałych członków kadry obozu wymogów, o których mowa odpowiednio w § 16, 17 i 18, o ile nie są w posiadaniu organizatora wypoczynku (zaświadczenie o byciu instruktorem wydane przez macierzystą chorągiew lub okręg, zaświadczenie o ukończeniu kursu na kierownika wypoczynku lub na wychowawcę),
• Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na danym stanowisku, orzeczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych wychowawców i komendanta o braku przeciwwskazań do wykonywania prac, przy których istnieje ryzyko zakażenia przez kontakt (uwaga, są to dwa oddzielne dokumenty)
• Orzeczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych kadry mającej styczność z żywnością (np. kucharza i zaopatrzeniowca) o braku przeciwwskazań do wykonywania prac, przy których możliwe jest przenoszenie chorób przez zakażenie żywności
• Aktualną (wydaną nie wcześniej niż 12 miesięcy przed dniem zakończenia wypoczynku) informację z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności kierownika, wychowawców, pozostałych członków kadry i personelu, np. ratownik, zaopatrzeniowiec oraz wszystkich pełnoletnich uczestników wyjazdu,
• Informacje z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym potwierdzające, że w Rejestrze tym nie figurują wszyscy członkowie kadry oraz personelu (tacy jak kucharz, zaopatrzeniowiec, medyk itd.), a także wszyscy pełnoletni uczestnicy wyjazdu,
• W przypadku wyjazdu, którego liczba uczestników nie przekracza 50 osób (nie licząc kadry) pisemne oświadczenie komendanta o innym niż określony w pkt. 9, sposobie zapewnienia uczestnikom dostępu do opieki medycznej (decyzja powinna być podjęta na podstawie odległości od szpitala oraz liczbie osób na wyjeździe),
• Umowy cywilnoprawne (np. umowy o świadczenie usług zawarte z osobami fizycznymi, w tym z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą) lub
• Umowy wolontariatu zawarte z członkami kadry (z osobami, które są członkami kadry, a nie są członkami ZHR, obowiązkowo należy zawrzeć umowy wolontariatu lub umowy cywilnoprawne),
• Potwierdzenie opłacenia ubezpieczenia NNW i OC przez instruktorów (gdy polisa ZHR nie obejmuje zakresem wypoczynku)
• Potwierdzenie zgłoszenia i opłacenia składki ubezpieczenia NNW i OC pozostałych członków kadry uwzględniając weryfikację polisy OC dla zawodów medycznych,
• Podpisane przez wychowawców porozumienie o wykonywaniu świadczeń wolontariackich zawierające deklarację wzięcia odpowiedzialności za życie i zdrowie dzieci i młodzieży oraz zakres obowiązków (wzór w załączniku nr 15*)
• Podpisane przez komendanta wyjazdu porozumienie o wykonywaniu świadczeń wolontariackich zawierające deklarację wzięcia odpowiedzialności za życie i zdrowie dzieci i młodzieży oraz zakres obowiązków (wzór w załączniku nr 6*),
• Rozkaz komendanta/komendantki mianujący na funkcję komendanta i kwatermistrza,
• Uczestnictwo w szkoleniu z nowej instrukcji przez komendanta obozu

Wszystkie dokumenty muszą być wcześniej wysłane drogą elektroniczną. Ma to na celu:

• pozwolić sprawdzającemu wcześniej do nich zajrzeć i przygotować się,
• w razie wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji ZO ma wgląd do dokumentów i będzie mógł wam efektywniej pomagać.

Członek ZO sprawdza dokumenty i aktualizuje dane ze wstępnego zgłoszenia.

W sytuacji kiedy zatwierdzenie staje się niemożliwe w terminie komendant informuje o tym wcześniej osobę odpowiedzialną i umawia się z nią indywidualnie na zatwierdzanie.

Dopuszcza się warunkowe zatwierdzenie wyjazdu spełniającego wszystkie wymagania
konieczne do zatwierdzenia pod względem organizacyjnym, a braki występują w obszarze
merytorycznym jak np. brak zatwierdzonego planu lub planów pracy jednostek biorących
udział w wyjeździe. Zaleca się, aby kadra obozu warunkowo zatwierdzonego poinformowała
rodziców o istniejącej możliwości nie zatwierdzenia wyjazdu a tym samym odwołania go w
ostatniej chwili tj. na dzień przed. Wszystkie braki w dokumentacji muszą być uzupełnione
na dzień przed wyjazdem pierwszej grupy wyjazdowej. W razie niespełnienia tych wymogów,
wyjazd nie może się odbyć.

Zakończeniem zatwierdzenia wyjazdu jest uzyskanie przez komendanta w
udokumentowanej formie zgody na organizację wyjazdu [np. mail]. W razie odmowy
udzielenia zgody na organizację wyjazdu, komendantka chorągwi lub komendant
chorągwi odwołuje rozkazem komendanta wyjazdu oraz kwatermistrza wyjazdu.

4. Do 31.08. (wypoczynki odbywające się w lipcu)/ Do 30.09. (wypoczynki z sierpnia):

• wysłać skarbnikowi rozliczenie obozu, zgodnie z Instrukcją prowadzenia dokumentacji finansowej na obozach ZHR
• przekazać dokumentację obozu i raport poobozowy do Okręgu, w przypadku dokumentów których oryginały zwraca się właścicielom wystarczy ksero i podpis komendanta, który potwierdza zgodność z oryginałem.

* Załączniki i instrukcja dostępne na stronie zhr.pl po zalogowaniu się do portalu
instruktorskiego – https://confluence.zhr.pl/pages/viewpage.action?pageId=64160454.

Proponowane schematy organizacji wypoczynku

Grafiki organizacji wyjazdów są przygotowane przede wszystkim dla komendantów bez długiego stażu w pełnieniu tej funkcji. Mam nadzieję, że będzie przydatny również innym.

Załączone obrazy prezentują zbiór istotnych dla organizacji wyjazdu zagadnień i ich wynikania. Prostokąty z tekstem w środku są zadaniami które w klasycznej wersji wyjazdu powinny wystąpić. Strzałki są powiązaniami logicznymi, pokazują jakie działania powinny być podjęte, żeby można było przejść do następnego zadania. Warto zaznaczyć, że nie jest tutaj ujęty aspekt czasu. Tak więc np. dla grafu organizacji obozu stałego, to że zamówienie drewna znajduje się po skrajnie prawej stronie nie oznacza, że możemy zrobić to parę dni przed wyjazdem, tylko, że istnieje dużo zadań które powinniśmy zrealizować wcześniej.

Należy pamiętać, że ze względu na specyfikę danego wypoczynku (obóz nad jeziorem w którym chcemy się kąpać, obóz wędrowny w formie spływu kajakowego) mogą wystąpić dodatkowe elementy (np. posiadanie odpowiedniej ilości osób z uprawnieniami ratownika wodnego).

Ostatnio zmodyfikowano: 29 kwietnia 2025