Sposoby organizacji HAZ
Sposoby organizacji HAZ
Można być maksymalnie komendantem dwa razy – raz stacjonarnego i raz wędrownego.
Każdy komendant zimowiska ukończy szkolenie z nowej instrukcji organizacji wyjazdów.
Akcja nie będąca wypoczynkiem
Biwaki, które nie odbywają się w dniach ustawowo wolnych od zajęć zgłaszamy przez formularz w zakładce https://gornyslask.zhr.pl/system-zgloszen/
Zbiórki w dni wolne od zajęć, które nie odbywają się codziennie dla tej samej grupy nie są wypoczynkiem – powinny być zawarte w planie pracy.
Wyjazd będący wypoczynkiem
Trwa nieprzerwanie przez co najmniej 2 dni będące ustawowo wolne od zajęć.
Codzienne zbiórki dla tej samej grupy w dni ustawowo wolne od zajęć są wypoczynkiem.
Dni ustawowo wolne od zajęć są w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej.
Wyjazdy za granicę
Komendant obozu wysyła do Komisarza Zagranicznego zatwierdzone w hufcu plany pracy jednostek biorących udział w obozie nie później niż 65 dni przed planowanym rozpoczęciem wyjazdu. W planie pracy należy wyraźnie zaznaczyć, czy uczestnicy wyjazdu zagranicznego mają występować jako delegacja lub reprezentacja Związku.
Komendant biwaku wysyła do Komisarza Zagranicznego zatwierdzone w hufcu plany pracy jednostek biorących udział w biwaku nie później niż 28 dni przed planowanym rozpoczęciem wyjazdu. W planie pracy należy wyraźnie zaznaczyć, czy uczestnicy wyjazdu zagranicznego mają występować jako delegacja lub reprezentacja Związku.
Ostateczne zatwierdzenie planu pracy wyjazdu zagranicznego wymaga pozytywnej opinii Komisarza Zagranicznego lub wyznaczonej przez niego osoby. Opinia, o której mowa w punkcie poprzednim, powinna być wydana w terminie 14 dni od otrzymania przez Komisarza Zagranicznego lub wyznaczoną przez niego osobę planu pracy wyjazdu zagranicznego. Opinia powinna zostać wysłana pocztą elektroniczną komendantowi tego wyjazdu oraz Zarządowi Okręgu. Domniemywa się, że brak uwag w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, oznacza wydanie opinii pozytywnej.
Zgłoszenie powinno zawierać oprócz dokumentów niezbędnych do zatwierdzenia obozu krajowego:
- dokumentację niezbędną do przeprowadzenia obozu w danym kraju lub pisemne oświadczenie partnera zagranicznego o spełnieniu wymogów krajowych;
- polisę ubezpieczenia zdrowotnego lub inny honorowany w kraju tranzytowym lub docelowym dokument zapewniający dostęp do świadczeń zdrowotnych dla uczestników i kadry obozu zagranicznego (np. Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego – EKUZ);
- polisę turystyczną dla uczestników i kadry, zabezpieczającą co najmniej koszty leczenia ambulatoryjnego, hospitalizacji i transportu ubezpieczonego do kraju, gwarantującą wysokość świadczeń adekwatnych do kosztów komercyjnego leczenia w kraju tranzytowym lub docelowym;
- polisę ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) uczestników i kadry obozu.
Jeżeli wyjazd zagraniczny jest dofinansowywany przez podmioty krajowe, zagraniczne lub międzynarodowe, przed jego zatwierdzeniem należy przedstawić szczegółowo planowane wpływy z tych źródeł oraz warunki rozliczania z darczyńcami, sponsorami lub donatorami, w szczególności wszelkie zawarte w związku z tym umowy, wraz ze zgodą Skarbnika Związku – w przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie złożono przez Naczelnictwo, lub wraz ze zgodą Skarbnika Okręgu – w przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie złożono przez Zarząd Okręgu
W terminie do 30 dni od zakończenia wyjazdu zagranicznego lub biwaku zagranicznego komendant zobowiązany jest przesłać Komisarzowi Zagranicznemu pisemny raport z przebiegu obozu lub biwaku.
Komisarz Zagraniczny [email protected]
Harmonogram HAZ 2025/2026
Do 20.10.2025 :
Zgłosić chęć wyjazdu przez ankietę LINK (aktualizacja wrzesień 2025)
Na tej podstawie przygotujemy:
- pełnomocnictwa dla komendantów i kwatermistrzów,
- konta bankowe,
- dyski do zamieszczania dokumentów.
- U komendanta/komendantki chorągwi uzyskać zatwierdzenie programowe:
- zatwierdzenie planów pracy jednostek biorących udział w wyjeździe,
- program wypoczynku (wzór z załączniku nr 12),
- aprobata listy kadry,
- powołanie rozkazem komendantów i kwatermistrzów.
- U skarbnika uzyskać zatwierdzenie finansowe (obóz jest prowadzony odrębnie od śródrocznej działalności finansowo-gospodarczej jednostki ZHR):
- opracowany preliminarz wyjazdu pod względem merytorycznym i finansowym,
- wypełnione oświadczenia do umów osób, z którymi planuje się zawrzeć umowy.
- czy kwatermistrz brał udział w szkoleniu kwatermistrzowskim;
- Stwierdzenie poprawności książki finansowej zawierającej preliminarz
- czy zobowiązana do tego kadra obozu oraz uczestniczące w obozie jednostki opłaciły
należne składki i nie mają zaległości z tego tytułu;
- czy uczestnicy oraz kadra zostali w odpowiedni sposób ubezpieczeni (obozy
specjalistyczne lub korzystające z takich aktywności, które nie są pokryte polisą
Związku, obozy zagraniczne);
- uzyskać certyfikat do kuratorium (jako zgłaszającego wpisujemy Okręg Górnośląski Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej wraz z adresem Okręgu).
- Zatwierdzenie pod względem organizacyjnym u koordynatora HAZ:
- Aktualizacja danych z ankiety zgłaszającej.
- Kontrola zamieszczonych na dysku dokumentów:
- Karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników wg. Nowego wzoru. Informacja o formie, terminie, adresie, miejscu, lokalizacji lub trasie wyjazdu będącego wypoczynkiem (w tym nazwa kraju w przypadku obozu zagranicznego) powinna zostać umieszczona w karcie uczestnika, zanim karta zostanie przekazana do podpisu rodzicom niepełnoletniego uczestnika lub pełnoletniemu uczestnikowi.
- Lista uczestników (pod opieką jednego wychowawcy max. 2 osoby z niepełnosprawnością lub przewlekle chorych np. alergia, depresja, astma, itd.)
- Regulamin wypoczynku (podpisy uczestników będą złożone w trakcie wyjazdu) (przykładowe regulaminy stanowią załączniki nr 11a, 11b, 11c, 11d);
- oświadczenia rodziców/prawnych opiekunów o zapoznaniu się z regulaminem wyjazdu
- polisa ubezpieczeniowa NNW uczestników i kadry obozu oraz OC kadry obozu lub potwierdzenie opłacenia składek członkowskich w ramach ZHR
- kopie dokumentów potwierdzających posiadanie aktualnych uprawnień specjalistycznych:
- opieki medycznej (chyba, że obóz do 30 osób bez kadry) tj. z lekarzem, pielęgniarką lub ratownikiem medycznym
- przewodników górskich (w parkach narodowych, jeżeli jest to wymagane przez regulamin parku)
- kopie pozostałych umów zawartych do organizacji obozu
- raport przedobozowy
- listę wpłat uczestników (wszystkie muszą być wpłacone)
- pisemną zgodę właściciela terenu lub potwierdzenie rezerwacji miejsc noclegowych lub umowę z odpowiednim obiektem (np. ze szkołą)
- w przypadku obozu wędrownego na terenie Polski potwierdzenie zgłoszeń obozu we wszystkich jednostkach mogących udzielić pomocy (szpitale, PSP, Policja itd.) na terenie powiatów, przez które przebiega trasa obozu
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na danym stanowisku, orzeczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych wychowawców i komendanta o braku przeciwwskazań do wykonywania prac, przy których istnieje ryzyko zakażenia przez kontakt (uwaga, są to dwa oddzielne dokumenty)
- orzeczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych kadry mającej styczność z żywnością (np. kucharza i zaopatrzeniowca) o braku przeciwwskazań do wykonywania prac, przy których możliwe jest przenoszenie chorób przez zakażenie żywności
- Dokumenty kadry:
- kopie dokumentów potwierdzających spełnienie przez komendanta oraz pozostałych członków kadry obozu wymogów, o których mowa odpowiednio w § 16, 17 i 18, o ile nie są w posiadaniu organizatora wypoczynku (zaświadczenie o byciu instruktorem wydane przez macierzystą chorągiew lub okręg, zaświadczenie o ukończeniu kursu na kierownika wypoczynku lub na wychowawcę),
- zgłoszenie wypoczynku dzieci i młodzieży oraz potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku dzieci i młodzieży kuratorowi oświaty (tzw. certyfikat) z bazy wypoczynku prowadzonej przez Ministerstwo Edukacji Narodowej, o którym mowa w przepisach prawa dotyczących organizacji wypoczynku,
- aktualną (wydaną nie wcześniej niż 12 miesięcy przed dniem zakończenia wypoczynku) informację z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności kierownika, wychowawców, pozostałych członków kadry i personelu, np. ratownik, zaopatrzeniowiec oraz wszystkich pełnoletnich uczestników wyjazdu,
- informacje z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym potwierdzające, że w Rejestrze tym nie figurują wszyscy członkowie kadry oraz personelu (tacy jak kucharz, zaopatrzeniowiec, medyk itd.), a także wszyscy pełnoletni uczestnicy wyjazdu,
- w przypadku wyjazdu, którego liczba uczestników nie przekracza 30 osób (nie licząc kadry), pisemne oświadczenie komendanta o innym niż określony w pkt. 9, sposobie zapewnienia uczestnikom dostępu do opieki medycznej (decyzja powinna być podjęta na podstawie odległości od szpitala oraz liczbie osób na wyjeździe),
- umowy cywilnoprawne (np. umowy o świadczenie usług zawarte z osobami fizycznymi, w tym z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą) lub umowy wolontariatu zawarte z członkami kadry (z osobami, które są członkami kadry, a nie są członkami ZHR, obowiązkowo należy zawrzeć umowy wolontariatu lub umowy cywilnoprawne),
- potwierdzenie opłacenia ubezpieczenia NNW i OC przez instruktorów (o ile dany okręg tego wymaga),
- potwierdzenie zgłoszenia i opłacenia składki ubezpieczenia NNW i OC pozostałych członków kadry uwzględniając weryfikację polisy OC dla zawodów medycznych,
- podpisane przez wychowawców porozumienie o wykonywaniu świadczeń wolontariackich zawierające deklarację wzięcia odpowiedzialności za życie i zdrowie dzieci i młodzieży oraz zakres obowiązków (wzór w załączniku nr 15),
- podpisane przez komendanta wyjazdu porozumienie o wykonywaniu świadczeń wolontariackich zawierające deklarację wzięcia odpowiedzialności za życie i zdrowie dzieci i młodzieży oraz zakres obowiązków (wzór w załączniku nr 6),
- rozkaz komendanta/komendantki mianujący na funkcje komendanta i kwatermistrza,
- uczestnictwo w szkoleniu z nowej instrukcji przez komendanta obozu
Dopuszcza się warunkowe zatwierdzenie wyjazdu spełniającego wszystkie wymagania konieczne do zatwierdzenia pod względem organizacyjnym, a braki występują w obszarze merytorycznym jak np. brak zatwierdzonego planu lub planów pracy jednostek biorących udział w wyjeździe. Zaleca się, aby kadra obozu warunkowo zatwierdzonego poinformowała rodziców o istniejącej możliwości nie zatwierdzenia wyjazdu a tym samym odwołania go w ostatniej chwili tj. na dzień przed. Wszystkie braki w dokumentacji muszą być uzupełnione na dzień przed wyjazdem pierwszej grupy wyjazdowej. W razie niespełnienia tych wymogów, wyjazd nie może się odbyć.
Zakończeniem zatwierdzenia wyjazdu jest uzyskanie przez komendanta w udokumentowanej formie zgody na organizację wyjazdu. W razie odmowy udzielenia zgody na organizację wyjazdu, komendantka chorągwi lub komendant chorągwi odwołuje rozkazem komendanta wyjazdu oraz kwatermistrza wyjazdu.
Do 30 dni od zakończenia wypoczynku
- przekazać koszty pośrednie na rachunek Okręgu Górnośląskiego w wysokości 7% wszystkich wpływów
- Wysłać skarbnikowi rozliczenie finansowe wyjazdu zgodnie z Instrukcją prowadzenia dokumentacji finansowej na obozach ZHR.
- Wysłać odpowiedniemu koordynatorowi rozliczenie merytoryczne i przedstawić raport poobozowy
- W przypadku dokumentów, których oryginały zwraca się właścicielom, wystarczy ksero i podpis komendanta potwierdzający zgodność z oryginałem.
Ostatnio zmodyfikowano: 18 września 2025
